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エンの役員秘書に在宅勤務のコツを聞いてみた! #きょうのエン
2020/07/02UPDATE!

エンの役員秘書に在宅勤務のコツを聞いてみた! #きょうのエン

おおはら
エン・ジャパン広報担当。5歳の娘と2歳の息子がいるワーママです。 すきなこと:子供と一緒にはしゃぐ、食べる、お酒、手芸、爆買、歌う、ジャニーズ。

広報の大原です。

在宅勤務をベースとした勤務体制が続く当社。

営業や広報、企画系の仕事はスムーズに在宅ができるイメージがありますが、在宅が難しそうだなと思う職種も。

 

▼インサイドセールスが浸透しているので、営業活動はなんのその!

インサイドセールスのコツを4人の活躍社員から聞いたよ! #きょうのエン

 

その1つが秘書。会長や社長を支えるには対面でのコミュニケーションが重要なのでは?

そこで役員もリモート勤務の中、どのように仕事をしているのかインタビューしてみました。

▼会長・社長からも信頼抜群なエンの秘書^^

敏腕秘書にサプライズを!経営陣から日頃の感謝を込めて。#きょうのエン

 

早速ですが、秘書業務ってリモートでできるものですか??

はい、問題なく出来ています。

社内のコミュニケーションでは、Teams(チームス。全社共通のチャットツール)を活用しています。

申請書類の電子化が進んでいるので、対面必須な仕事はほぼありません!

 

実際にどのように働かれているんですか??

6月以降は、社長の鈴木さん(当社では会長や社長のことを、役職ではなく“さん”付で呼んでいます。)が出社されるタイミング(週2程度)に私も出社をしています。

それ以外は在宅勤務です。

会長の越智さんは基本的に在宅なので、Teamsやメール、急ぎの場合は電話をかけるようにしています。

例えば、会社に荷物が届いたときなどはFaceTimeやZoomで実物をお見せしながらお話しすることも。

 

会長も社長もすぐに反応してくださるので、在宅でも円滑にコミュニケーションがとれています。

スケジュールが詰まっている中でも、すぐにご指示や判断をいただけるので大変有難いです。

逆に言うと、迅速なコミュニケーションが取れないと、秘書業務のリモートは難しいのでは?と思います。

スケジュールを手書きで管理しているイメージでした…(反省)

 

秘書業務の1つにスケジュール管理があるのですが、すべてオンライン上で完結。

会長も社長もMTGが1日にいくつも組まれているのですが、zoomのスケジュール機能を活用。

MTGの開始時間になったら指定のURLをクリックすればMTGに入れるように管理しています。

会議が長引く場合は、次の方に連絡を入れたりすることもあります。

(お二人のZoomのアカウントをこちらで管理しているので、MTGの入れ替え状況は確認しています)

 

なるほど!遠隔でもスケジュールを管理しやすい用にツールが整っているのですね!

では最後に一言お願いします^^

まさか秘書業務がリモートで出来るとは思っていませんでした。

が、これも越智さん、鈴木さんが環境の変化に柔軟に対応してくださったおかげです。

オフラインに固執する会社さんもあるということを聞くと、当社の環境がとっても恵まれているんだなと感じます。

これからも在宅勤務が中心の勤務体制が続くと思いますが、会長や社長が業務に専念できるよう日々改善していきたいと思ってます。

 

ありがとうございました!

 

 

他の業務に従事している方がどのようにリモートで働いているのか、今後も紹介していきます!

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