広報の大原です。
さて、今年も残すところ１ヶ月半。紅白歌合戦の出演者も発表されていたり、クリスマスツリーやイルミネーションの点灯式のニュースを観たりすると、早くも年の瀬感が…早すぎる！！
そして11月にやるべきことの1つ。給与を受け取る人なら避けて通れない「年末調整」。
年に一度の作業で実質３０分程度の作業ですが、ものぐさな私としては…めっちゃ手間！
年末調整といえばこの書類。毎年うっかり○がつけられている箇所に自分の判子を押しがち。トラップがすぎる！
そんな私を含め事務作業が苦手な社員に朗報が！
人事から配布されたこのファイルに…
WEBで簡単な質問に答えたものを印刷して…
このファイルに保険会社から送られた申告書やらを挟んで…
閉じて…
人事に提出！以上！！
これまで記入していたあの手書きの書類は一切なし。所要時間は5分。
嬉しすぎて年甲斐もなくこのポーズ。
部署のみんなにこの喜びを共有したものの、共感を得られず。なぜなら、私以外の同僚は年末調整をするものがないとのことで…（涙）。まだ若いもんね。
誰かとこの気持を分かち合いたい！ということで、一緒に女性活躍PJ「WOMen LABO」を推進しているママ社員の小倉に共感の呼びかけをしたところ…
「めちゃ感動しましたよ！！昼休みにささっと対応完了しました＾＾何より、こういう書類関係苦手な旦那にいちいち説明しなくても済むくらい楽になったのがほんと助かりました（笑）」
との声が！
後輩にも今年の年末調整の凄さを共有する小倉。
労務のお二人にも感謝を伝えたい！勝手に突撃インタビュー！
【Q】今年からこの簡素化された年末調整になった背景を教えてください！
【A】これまでは社員の方に、保険料を記載してもらってたのですが、とにかく申告内容に不備が多かったです。労務側でも修正にかなりの時間と人手を割く必要があり…・そこで今回はこの手間を省くべく、普段使っている勤怠管理のシステム上ではなく、年末調整専用の新システムで年末調整を実施しました。
【Q】年末調整にはどれくらい時間がかかってたのですか？
【A】従業員の入力時間は15分～多くて30分ほどでしょうか。※申告する証明書の数によってまちまちですが。
また、労務側のチェックは一人3分程度。※申告内容と証明書のつきあわせを一人ひとり行っていたためです。
また、これまでの方法ではそもそも何を登録すればいいのか、証明書のどこを見ればいいのか、がわからない方が多かったので、手取り足取り教える感じが多かったです＞＜労務あてのメールや電話問い合わせも毎日ありました。
また、人事側のチェックも、申告内容が異なったり、申告している数と同封されている証明書数があわない場合は都度本人へ差し戻す必要が発生していました。
【Q】今年からどれくらい短縮できそうかですか？
【A】従業員の入力時間は5分ほどで完了、そして労務側のチェックは一人1分ほどでチェック完了！とそれぞれ3分の1に短縮できています。
ざっと約1500名が申告した場合、、、
今まで→15分×1500名（社員）+ 3分×1500名（労務）=27,000分（450時間）
今年→ 5 分×1500名（社員）+ 1分×1500名（労務）= 9,000分（150時間）
最後に、社員にお願いしたいことを聞いたところ「今年の年末調整はほんとに簡単です！さくっと申請しちゃいましょう！」とのことでした。皆さんお忘れなく＾＾
年一回の作業って意外と記憶から飛んでしまうんですよね…。
これで来年も年末調整が怖くなくなくなりました！
イノベーションに感謝。