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★3Q周辺変革PJ★ノウハウインタビュー第2弾!~組織をまたいだ業務フロー改革。鍵は、ひとりひとりの意思と、ゴールへの共通認識~
2019/02/14UPDATE!

★3Q周辺変革PJ★ノウハウインタビュー第2弾!~組織をまたいだ業務フロー改革。鍵は、ひとりひとりの意思と、ゴールへの共通認識~

rena_ohkochi
経営企画室で遊軍として色々やっています。 はじめての仕事ばかりですが明るく元気にがんばって生きています。

こんにちは。経営企画室の大河内です。

3Qのベスト周辺変革大賞受賞者インタビューの第2弾です!

第1弾は、こちら。入社1~3年の若手社員たちが、お客様に定量データも踏まえた提案を型化し、「感覚営業」から「ロジック営業」へ進化した取り組みのご紹介でした。

★3Q周辺変革PJ★ノウハウインタビュー!~若手でも、プロジェクトで成功を掴む秘訣に迫る!~

 

そして、今回答えてくださるのは、この方たち!

「業務フロー改善プロジェクト」のみなさん。

求人広告「エン転職」を扱う身としての私たちの使命は、「ユーザーに、リアルで正直な情報を伝えること」。今回「業務フロー改善プロジェクト」のみなさんは、この「エン転職」に広告を掲載する業務フローの大きな改革を実現しました!

改革には「エン転職」の企画や制作、営業など、社内で連携が必要なほか、当然お客様の理解も必要で、関係者がとても多いプロジェクトでした。そういった状況の中、様々な関係者にとって納得のいく改革をたった3ヶ月で実行しました!

秘訣は何だったのでしょうか?さっそくインタビューしたいと思います!

 

▼メンバー紹介

新原さん(プロジェクトマネージャー)

「エン転職」を含むプロダクトの企画開発部所属。今回のプロジェクトでは、プロジェクトマネージャーとして体制つくりをしていました。

 

島原さん

同じく、「エン転職」を含むプロダクトの企画開発部所属。今回のプロジェクトでは、変更する業務フローの整理と、効果の数字の集計を担当していました。

 

熊倉さん

2016年4月に産休・育休から復帰したママさん!今は「エン転職」の制作部門の企画業務を手がけています。今回のプロジェクトでは、制作プロセスに関する企画、システム調整等を担当していました。

 

桑原さん

エン転職・エン エージェント(人材紹介)の営業を経て、現在は営業の育成関連を担当しています。今回のプロジェクトでは、営業現場側のフォローを担当していました。

 

高橋さん

求人広告のコピーライターを経て、現在は「エン転職」の企画全般に携わっています。今回のプロジェクトでは制作部側の各種調整、およびプロジェクトマネージャーの補佐をしておりました。

 

┃一旦停止してしまっていた本プロジェクト。過去の反省を活かし、再開。

 

 大河内:よろしくお願いしますー!まずはじめに、プロジェクト発足のきっかけを教えてください!

 新原:実は、2018年の2月に始まったプロジェクトだったんです。でも、一度止まってしまって・・・。

 大河内:えっ、そうなんですか!なんで止まっちゃってたんですか?

 新原:一旦7月から全社に新しい業務フローを展開しようとしたんですけど、そのときに関係者の方々から、変えることによる懸念事項を多くいただいて・・・。事前に展開先の現場に全然意見を聞けていなかったので、現場の立場に即したフロー設計ができていなかったんですね。今回はその反省を活かして、メンバーもガラッと変えて再開しました。

 

┃組織をまたいだ、業務フロー変更。体制づくりの秘訣は?

 

 大河内:みなさん、組織をまたいだプロジェクトなので、所属部署がほんとにばらばらですね~!どういった経緯でこのメンバーになったんですか?

 新原:これが、最初にお話した前回の反省を活かしたポイントなんですよ!前回は関係者へのフォローが不足していたので、各関係者へ適切なフォローができるように、今の仕事とも絡めてアサインしました。島原さんは普段はエン転職の運用を担当しているので、業務フローの整理やプロダクト側のフォローなどを。熊倉さんは広告の原稿の制作、入稿のサポートをしているので、入稿回りの業務フロー変更についての制作現場へのフォローを。桑原さんは、もともと今回変更する業務に関わっていたので、営業現場へのフォローを、といったようにお任せしていました。高橋さんには、制作部側の各種調整や、プロジェクト運営自体のサポートをしていただきました。

 大河内:なるほど!プロジェクトの体制づくりでも、前回の反省が活かされているんですね!でも、誰が適任かどうか判断するのって、結構難しいですよね??

 新原:そうなんです!僕も全然分からなかったので、島原さんに滅茶苦茶聞きまくってました(笑) 関係者の意思決定フローとか、すごい細かいことも聞いていましたが、嫌な顔ひとつせず丁寧に答えてくださったので、すごくありがたかったです。

大河内「わからないことは何でも納得するまで聞ける」環境を作るのって、簡単なことに見えるけれども、本業の仕事もある中で実は難しいことですよね。特に違う事業部のことで全然分からないこととかは、気軽に質問できるだけで、だいぶ仕事の進み方が違いそうです。

 

┃懸念事項を徹底的に洗い出し、全てに対して解決策を考える。フロー変更の現場への浸透も徹底。

 

 大河内:過去の反省を活かして、今回はどうやって現場のみなさんの懸念を解消していったんですか?

 島原:関係者と懸念事項を、こんな感じで場合分けして、抜け漏れが無いように洗い出しました。

これが実際にメンバーのみなさんが使われていたシート。業務別に細かく場合分けされていて分かりやすくなっています。

 

 桑原:これで洗い出した懸念事項全てに対して、解決方法や代替案を考えた後、トライアルで導入してみました。トライアルした感想を現場の日報を見て日々チェックしたり、日報でのコメント内容によっては返事をしたりして、さらに業務フローの改善を行っていました。

 大河内:日報って・・・毎日更新されるんですよね?全部チェックしていたんですか!?すさまじい・・・

 桑原一旦現場のみなさんが言っていることは全て受け止めて、その上で、業務フロー改善の大目的(=ユーザーに、リアルで正直な情報を伝えること)をリマインドしつつ、理由を添えて対応しないことはしないと言う。っていう強い心でやってました笑

 大河内:(強い・・・!)

 熊倉:あとは、業務フロー変更の趣旨を説明する資料をいつでも見られるように公開したり、朝礼やメールでのアナウンスも頻繁にやったりしていました!

 大河内:すごい徹底振りですね!「ここまでやるか」といったレベルでフォローしてやっと、組織をまたいだ大きなプロジェクトって、上手くいくんだな~、と改めて実感しました。参考になります。

 

┃所属組織もばらばらなメンバー。成功の秘訣は、「ゴール」への共通認識と、ひとりひとりの強い意思による団結。

 

 大河内:ここまで所属している組織が違うメンバーが集まると、まとめるのが大変じゃなかったですか?

 新原:それが、そんなことなかったんですよ~。割と最初の段階から一致団結していました。

 大河内:えっ、そうだったんですか?どうやって団結できたんですか?

 新原:やっぱり、プロジェクトの計画のときに「誰がどんな役割を持っているのか」「誰に何を報告しなくてはいけないのか」をはっきりさせたから、誰かひとりに負担が集中することなく進められたのが大きいですね。

 熊倉:あとは、目指すゴールについて皆で共通認識を持っていたので、メンバーひとりひとり担当している業務は全然違いましたが、同じ方向に向かって行動できました。「ユーザーにリアルで正直な情報を伝えたい!」という想いが、みんな強かったです。

 大河内:なるほど~。「役割をはっきりさせる」とか、「誰に何を報告するか」といったことって、当たり前に見えますが、実は組織が複雑になるほどなあなあになってしまったりしますもんね。こういったプロジェクトでは、そこを徹底させるのが大事だと。あとはやっぱり、メンバーの熱意も大切なんですね。

 

┃本業との両立の秘訣は、ちょっとした工夫と、熱意。

 

 大河内:結果、見事業務時間と外部委託費用の削減を達成されたとのことですが、たった3ヶ月でここまで大きな成果を出すために、みなさんきっと多くの時間をこのプロジェクトに割いたんじゃないですか?両立とか、どのようにしていたんですか??

 桑原:ひとつは、「一般化できる作業は一般化して、効率化をする」ことと、もうひとつは、「本業化する」ということが大事だったと思います。メールひとつでも、だんだん返信のパターンが見えてきます。同じパターンについては、定型文を作ってどんどん効率化していました。あとは、「プロジェクトの仕事は、本業とはちがうから・・・」っていう意見って、よくありますが、あれ、私は違うんじゃないかな、と思うんです。私の場合、普段の仕事で目指していることは「ユーザーに、リアルで正直な情報を伝えること」というところで、今回のプロジェクトの目指しているところもそこにあって。共通点は見つけられるし、いくらでも「本業化」できると思うんですよ。要は、物事を見る角度をちょっと変えることが大事だと思います。

 大河内:私もプロジェクトの仕事って、「本業とは別の仕事」って思って、無意識に分けて考えてました。でもそれって、ものの見方の問題で、角度を変えればいくらでも本業にできるし、工夫もできますね!

 熊倉:そういう工夫をしようと思えるのは、そもそも自分が入っているプロジェクトに熱意をもっているからこそなので、自分が熱意を持てると思ったプロジェクトを立ち上げたり、入ったりすることも結構大切だと思います!

 

プロジェクトを進める上での具体的な方法や心積もりまで、たくさんのノウハウが詰まったインタビューでした!

「業務フロー改善プロジェクト」のみなさん、ありがとうございましたー!!引き続き、改善活動がんばってください!

 

最後はみんなで!

 

 

 

 

 

 

 

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