「せーの」「更新できたー」
パチパチパチパチパチパチパチパチパチ（拍手）
「やった～！」「よかったね～！！」
2018年11月15日16時、オフィスでたくさんの拍手と喜びの声と少しの涙が流れました。
販売管理システムが無事稼働。業務推進グループとシステム企画開発部で長期間にわたって取り組んできた「販売管理システムリプレイスプロジェクト」が区切りを迎えた瞬間でした。
販売管理システムリプレースプロジェクトではたくさんの困難がありました。
この困難をチームメンバー全員で乗り越えるために取り組んだことをお話しさせていただきます。
■かつてない大プロジェクトスタート。しかし、プロジェクトの雰囲気は閉塞感にあふれていた。
まずは簡単に自己紹介をさせていただきます。システム開発企画部部長の崎山です。2018年1月にエン・ジャパン入社。会社の成長を支えるITインフラや情報システム、セキュリティーの仕組み作りからアプリケーションの開発まで幅広く携わっています。
プロジェクトがスタートしたのは約3年前まずは企業からの申込書の管理や売上を取りまとめる業務推進グループとシステム側のシステム企画開発部それぞれでプロジェクトチームを結成。
当社が設立以来使っていたサービスからのリプレイス、当社の売上算出の根幹を担うシステムということもあり、50名近くの社員が関わる大掛かりなプロジェクトでした。
2つの部署が関わることもあり、意思決定者が多い体制でした。また、システムのリプレイス予定時期が刻々と迫る中、課題の全量が洗い出せていないことにより、稼動の見通しが立っていない状態でした。
■このままでは進まない。現状打破のために実施した3つのこと。
このままではいつまでたっても稼動見込みが立たないので、この状況から脱却するために以下の施策を実施しました。
１．プロジェクト体制の変更
２．日次の進捗会議の開催
３．進捗会議の場を心理的安全性が担保された場にする（何でも話せる場にする）
１．プロジェクト体制の変更
5月にプロジェクト体制を変更し、業務推進グループとシステム企画開発部をひとつのプロジェクトチームにしました。
プロジェクト体制も、PM（全体統括、意思決定）、PMO（スケジュール管理）、要件リーダー（業務要件統括）、業務リーダー（新オペレーション変更統括）、リソース管理にわけ、各々がなにの業務を担っていて責任が誰にあるのかを明確化しました。
２．日次の進捗会議の開催
山積になっている課題をこなしていくために、進捗会議を毎日17:30時から開催。「今日できたこと」「明日やること」「困っていること（課題）」を各責任者から共有する場にしました。毎日実施することで、やるべきことが明確になりますし、進捗の遅れもすぐに修正することが可能になりました。また、顔を合わせたコミュニケーションが増えたことで、意思疎通のしやすさにもつながったと今では思います。
３．進捗会議の場を心理的安全性が担保された場にする（何でも話せる場にする）
通常業務も持っている中でのプロジェクトであるため、進捗が出ない日もあります。責任感が強いメンバーが多いからこそ、進捗がないときの会議は心理的に苦しくなってしまい、悪いことを話しにくくしてしまう場になってしまいます。そこで「心理的安全性が保障された場」にすることを徹底しました。悪いことほど話ができる場にしていこうと、各リーダーで以下の5点を心がけました。
〇目標は妥協しない
常に全体スケジュールを意識して、遅れを持ち越さないように日次のタスクを設定する。タスクの難易度が高いときには、リーダーに丸投げせず、必ずMTGの場で方法や道筋を具体化する。
〇目標を達成したときは全力で褒める
一日一日の高い目標を達成できた際は、全員で全力で褒める。
〇今日の予定が終わっていない場合でも、前向きに目標設定する
今日のタスクが終わっていないのには必ず理由があるため、理由を聞いて、適切な理由の場合は「じゃあ、しょうがないね。明日は今日の分もがんばろうか」と皆で伝える。
〇悪い報告をしてくれることに感謝を伝える
どんなに悪い話でも「そうなんだ、今言ってくれて助かったよ。ありがとう」と皆で伝える。
〇相談、判断はその場ですべて決定・解決する
相談や判断を求められたときは、この場で結論を出し、結論に至った理由を説明し、納得感を必ず出す。（強引に押し付けない）
体制変更して1ヶ月くらいたったころから、参加者が日次MTGを楽しみにするようになりました。積極的に進捗を報告し、どんな小さな課題でも積極的に相談をする場に変化していったのです。
この変化が起きたことで、日々の高い目標をどうやって実現していくかを笑顔で前向きに議論できるようになりました。このMTGの変化により課題を小さなうちに対処でき、新たに発生した課題が進捗に大きな影響を与えることが少なくなってきました。
■プロジェクト運営で大事なのは、各人が成功体験を積み重ねていると感じられるかどうか。
このように、各々が役割と責任を持ち、高い目標を苦しみながらも日々実現させ、成功体験を積み重ねていくことで、プロジェクトメンバーが成長していきました。成功体験の積みかさねていくことで、モチベーションも高まります。
より高い目標を一人ひとりが成長しながら実現させていけたからこそ、当初の予定通り2018年11月15日に稼動を迎えることができました。
困難なプロジェクトほど進捗MTGの場が高いパフォーマンスを求める厳格な場になりがちです。しかし、メンテナンスの色合いを強くすることで心理的安全性の確保された場になり、結果的にパフォーマンスが上がります。
プロジェクトメンバー１人１人がどんなに自分が厳しい状況でも、プロジェクト共通の目標である「販売管理システム稼動」に向けて、全員で支え合おう、助け合おうという意識を持ち続けられたことが、無事稼動を迎えることができた要因だったと考えます。